Loading...
Bee Branch Watershed Application, Tab B, Appendix B, Dubuque County CEMP and MJHMP  Dubuque County  Comprehensive Emergency Management Plan                        Coordinated By:  Dubuque County  Emergency Management Agency   14928 Public Safety Way  Dubuque, IA  52002‐8216    Prepared By:  Local Government, Public Safety and Community Organizations      April 2010  2 Table of Contents    Forward Section  ________________________________________________________________    Table of Contents  Executive Summary  Local Emergency Planning Commission Resolution  Plan Instructions for Use    Basic Plan  ________________________________________________________________    Introduction  Purpose  Scope  Methodology    Situation  Hazard Analysis    Geographical Information  Demographics  Economic Profile    Concept of Operations  General  Authority  Emergency Operations Center (EOC) Activation  EOC Locations  EOC Focus  EOC Notification  EOC Roles and Responsibilities    Emergency Support Functions (ESF) Concept    ESF Primary Agencies    Training and Exercises  Training Program  Exercise Program  Exercise and Training Requirements    Public Awareness and Education    3 Plan Development and Maintenance  Plan Development  Maintenance    References and Authorities  Federal  State  Local    Appendices  Appendix 1: ESF Primary and Support Agency Matrix  Appendix 2: EOC Incident Mission Guides  Appendix 3: List of Terms and Acronyms    Emergency Support Functions  ________________________________________________________________    ESF 1 – Transportation  ESF 2 – Communications  ESF 3 – Public Works and Engineering  ESF 4 – Fire Operations  ESF 5 – Emergency Management  ESF 6 – Mass Care, Emergency Assistance, Housing and Human Services  ESF 7 – Logistics Management and Resource Support  ESF 8 – Public Health and Medical Services  ESF 9 – Search and Rescue  ESF 10 – Hazardous Materials  ESF 11 – Agriculture  ESF 12 – Energy  ESF 13 – Public Safety and Security  ESF 14 – Long Term Community Recovery  ESF 15 – Public Information    Support Annexes  ________________________________________________________________    All Hazards Mitigation Planning  Special Needs Populations  Volunteer and Donations Management  Private Sector Coordination  Debris Management  Critical Infrastructure and Key Resources      4 Incident Annexes  ________________________________________________________________    City / County Severe Weather Plan  Pandemic Influenza  Mass Casualty Incident  Mass Fatality Incident  Cyber Incident  CBRNE Incident  Foreign Animal Disease Incident  Terrorism Law Enforcement and Investigation  Pets and Animals Countywide Disaster Plan    5   EXECUTIVE SUMMARY    The Comprehensive Emergency Management Plan (CEMP) is an operations oriented  document authorized by Chapter 29C of the Iowa Code.  The CEMP establishes the  framework for an effective system to ensure that Dubuque County and its municipalities  will be adequately prepared to deal with the occurrence of emergencies and disasters.   The plan outlines the roles and responsibilities of local government, state and federal  agencies and volunteer organizations.  The CEMP unites the efforts of these groups  under the Emergency Support Function (ESF) format with a designated lead agency for a  comprehensive approach to mitigation, planning, response and recovery from identified  hazards.    The plan is structured to parallel state and federal activities set forth in the “State of  Iowa Emergency Operations Plan”, and the “National Response Framework”, and  describes how outside resources will be coordinated to supplement county resources  and response.    The CEMP is divided into five sections:    The Basic Plan includes the purpose, scope, and methodology of the plan, direction and  control, organizational structure, alert notification and warning, the four phases of  Emergency Management (preparedness, response, recovery and mitigation) actions,  responsibilities, authorities and references.    The Emergency Support Function Annexes group county resources and capabilities into  functional areas that are most frequently needed in a county response.    The Support Annexes describes essential supporting aspects that are common to all  incidents.     The Incident Annexes address the unique aspects of how we respond to specific types  of incidents.    The Appendices are a collection of various information to support and supplement the  previous sections of the CEMP.  6 DUBUQUE COUNTY   COMPREHENSIVE EMERGENCY MANAGEMENT PLAN  Resolution NO. 2010‐01    WHEREAS, the Local Emergency Planning Commission of Dubuque County, Iowa,  pursuant to Iowa Code is vested with the authority of administering the affairs of  Dubuque County, Iowa, and    WHEREAS, it has been determined that a County Comprehensive Emergency  Management Plan has been developed in order to provide for a coordinated response  to a disaster or emergency in Dubuque County;    WHEREAS, the Local Emergency Planning Commission of Dubuque, deems it advisable  and in the best interest of Dubuque County to approve said Comprehensive Emergency  Management Plan;    NOW, THEREFORE, BE IT RESOLVED by the Local Emergency Planning Commission of  Dubuque County, Iowa, the Dubuque County Comprehensive Emergency Management  Plan be, and hereby is, approved.    PASSED AND APPROVED THIS ___DAY OF _______________, 2010       ATTEST:   Dubuque County Local Emergency Planning Commission    _________________________    Dubuque County    ____________________________        Chairperson            ____________________________            ____________________________            ____________________________            ____________________________            ____________________________  7 Plan Instructions for Use    This plan, when implemented, shall be used by Dubuque County response organizations  to obtain full and efficient use of existing resources, organizations, and systems in their  response to emergencies and disasters that could and/or have occurred in the county.   The following is the formant that will be used;    Basic Plan  Developed by the county emergency management agency, the Basic Plan details the  policies, organization, concept of operations, and assignment of responsibilities needed  for the Dubuque County response and recovery operations.  The Basic Plan includes  attachments and Appendices as needed.    Emergency Support Function Annexes  Each Emergency Support Function (ESF) maintains an annex to the Basic Plan detailing  the concept of operations for the function.  A standard outline will be used for each ESF  Annex in order to ensure continuity of the CEMP and allow for easy reference.    Standard Operating Procedures  Standard Operating Procedures (SOPs) are not contained in the plan, but must be  developed by each ESF and/or agency, and are essential to the implementation of this  document.    Checklists  Detailed checklists are developed to implement each ESF as well as agency SOPs.   Checklists are simple, bullet‐style documents to be used by operational personnel as a  reminder for actions to take.    8 BASIC PLAN      I. Introduction  Chapter 29C Iowa Code 2003 and Iowa Administrative Section 605 Chapter 7  require the development of this document, the Dubuque County Comprehensive  Emergency Management Plan (CEMP).  The CEMP shall be coordinated with  emergency management plans and programs of the State of Iowa and federal  governments.  The CEMP provides a framework through which Dubuque County  and its municipalities prepare for, respond to, recover from, and mitigate the  impacts of various disasters that could adversely affect the health, safety and/or  general welfare of its citizens.    The CEMP is operations‐oriented and will address county coordination of inter‐ county evacuation, sheltering, and recovery; rapid and efficient usage of  resources; communications and warning systems; annual exercises to test ability  to respond to emergencies; and clearly defined responsibilities for  county/municipal departments through an emergency support function (ESF)  approach to planning and operations.    The CEMP describes the basic strategies, assumptions, and mechanisms through  which the county will mobilize resources and conduct activities to guide and  support local emergency efforts through response and recovery efforts.  To  facilitate effective intergovernmental operations, the CEMP adapts a functional  approach that groups the type of assistance to be provided under ESF to address  functional needs at the county and municipal level.  Each ESF has a primary  agency, selected based on its expertise, authorities, resources, and capabilities in  the functional area.    A. Purpose    The purpose of the CEMP is to establish uniform policies and procedures for  the effective coordination and response to a variety of natural, manmade  and technological disasters.  These emergencies may differ in size and  severity and affect the health, safety, and/or general welfare of the citizens  of Dubuque County.  The CEMP has been designated to accomplish the  following specific purposes:    1. Limit the vulnerability of the communities and citizens of Dubuque  County to damage, injury and loss of life and property resulting from  natural, technological, or human‐caused emergencies, and/or  catastrophes.    2. Prepare for prompt and efficient response and recovery to protect lives  and property affected by emergencies.  9   3. Respond to emergencies, making use of all systems, plans and resources  necessary to preserve the health, safety and welfare of the citizens of  Dubuque County.    4. Recover from emergencies by providing for the rapid and orderly start of  restoration and rehabilitation of persons and property affected by  emergencies.    5. Provide an emergency management system encompassing all aspects of  preparedness, response, recovery and mitigation.    6. Minimize damage to property, material shortages, and service system  disruptions which would have an adverse impact on the citizens, the  economy, and the overall well‐being of the county.    7. Manage the emergency operations within the county by coordinating the  use of resources available from municipal governments, the private  sector, civic and volunteer organizations, and state and federal agencies.    B. Scope  The Basic Plan describes the various types of emergencies that are likely to  occur in Dubuque County.  It further provides procedures for disseminating  warnings, coordinating response, ordering evacuations, opening shelters, and  for determining, assessing, and reporting the severity and magnitude of such  emergencies.  The Basic Plan establishes the concept under which the county  and municipal governments will operate in response to natural and  technological disasters by:    1. Establishing fundamental policies, program strategies and assumptions.    2. Establishing a concept of operations spanning the direction and control of  an emergency from initial monitoring through post‐disaster response and  recovery.    3. Defining the responsibilities of elected and appointed local officials.    4. Defining the emergency roles and functions of county and municipal  departments and agencies, private industries, and volunteer and civic  organizations.    5. Creating a framework through the emergency support function concept  for effective and coordinated utilization of county and municipal  government resources.  10   C. Methodology    This plan and its implications for the design and develop of the CEMP is an  important facet in the planning development cycle.  It is only through a  concentrated effort by all Dubuque County agencies and organizations  employing a wide variety of approaches to get maximum participation in the  planning process.  This plan is a product of various staffing, coordinating and  research meetings with different departments and agencies. The primary and  support agencies assigned to each ESF are responsible for coordinating the  necessary updates to their respective ESFs.       II. Situation  This section of the CEMP provides a summary of the County’s population; the  major hazards the county is vulnerable to; and planning assumptions that were  considered in the planning process.    A major or catastrophic emergency will overwhelm the capabilities of Dubuque  County and its municipalities to provide prompt and effective emergency  response and short term recovery measures.  Transportation infrastructure will  be damaged and local transportation services will be disrupted.  Widespread  damage to commercial telecommunications facilities will be experienced and the  ability of governmental response and emergency response agencies to  communicate will be impaired.      In addition, homes, public buildings, and other critical facilities and equipment  will be destroyed or severely damaged.  Debris may make streets and highways  impassable, making the movement of emergency supplies and resources will be  seriously impeded.  Public utilities will be damaged and either fully or partially  inoperable.  Many county and municipal emergency personnel will be victims of  the emergency, preventing them from performing their assigned emergency  duties.  Numerous separate hazardous conditions and other emergencies as a  result of the major event can be anticipated and further complicate the  situation.    Emergency victims may be forced from their homes and a large numbers of dead  and injured could be expected.  Many victims will be in life‐threatening  situations requiring immediate rescue and medical care.  There will also be  shortages of a wide variety of supplies necessary for emergency survival.   Hospitals, nursing homes, pharmacies and other health/medical facilities will be  severely damaged or destroyed, and those that remain in operation will be  overwhelmed by the number of victims requiring medical attention.  Food  processing and distribution capabilities will be severely damaged or destroyed.  11 There will be damage to fixed facilities that generate, produce, use, store or  dispose of hazardous materials into the environment.  There will also be near‐ total disruption of energy sources and prolonged electric power failure.                                                                                    12   A. Hazard Analysis  In April of 2008, the Dubuque County LEPC completed the process and  updated the Dubuque County Hazard Analysis and Risk Assessment (HARA).   The Hazard Analysis completed for Dubuque County identified the following  hazards as the top hazards for the County.  The hazards are ranked from the  results of the HARA and not necessarily the likeliness of the event.        Rank    Potential Hazard  Probability of  Occurrence  1 Structural Failure Probable  2 Communications Failure Low Probability  3 Transportation Hazardous  Materials Incident / Highway  Transportation incident  Probable  4 Structural Fire Highly Probable  5 Energy Disruption Probable  6 Waterway/Water body  Incident  Low Probability    7 Thunderstorm & Lightning Highly Probable  8 Ice Storm Highly Probable  9 Enemy Attack Low Probability  10 Tornado Probable    1. Tornadoes  The Midwest has the reputation for the worst tornadoes in the  country.  Iowa, which is in a region called “Tornado Alley”, has had  several devastating tornadoes over the past several years.  Dubuque  County and the City of Worthington were impacted by a serious  tornado in March of 1990.       2. Flooding/Flash Flooding  Each year, flooding is a possible threat for Dubuque County.  While  localized flooding of agricultural land or flood prone green areas is  common, there is always the possibility of populated areas being  flooded.    Flooding resulting from riverbank overflowing is almost always caused  by heavy rains within a drainage area and the subsequent inability of  a river to accommodate the added runoff.  There are several drainage  areas within Dubuque County which would be similarly affected,  including the areas of New Vienna, Dyersville, Worthington and  13 Cascade along the North Fork of the Maquoketa River.  The Couler  Valley area north of the City of Dubuque including the cities of  Sageville, Durango and Graf experience regular flooding due to heavy  rainfall along the Little Maquoketa drainage area.     Flood‐prone areas within Dubuque County are shown on the Flood  Insurance Rate Maps (FIRM).  Dubuque County and its cities have seen  local building growth and urban sprawl that also contributes to run off  during flash flooding events.  Local zoning requirements and planning  commissions are addressing run off problems to lessen the effect of  development.    3. Severe Springs/Summer Storms  From late spring through the summer months, Northeast Iowa and  Dubuque County experiences significant thunderstorm activity.   Although, most thunderstorms are of low intensity, there are several  that will become violent.  These violent storms can produce straight‐ line winds of up to 100 miles per hour, dangerous lightning, damaging  hail and significant precipitation leading to flash flooding and  flooding.  These storms can cause significant damage to structures,  agriculture, electrical infrastructure and telephones transmission  lines.  These storms are the most common event and may lead to  personal injury or death to these within the storm area.    4. Extreme Heat and Cold  Northeast Iowa and Dubuque County is susceptible to extreme  temperatures.  During winter, temperatures can drop to double digits  below zero for extended periods.  With wind chills, temperatures can  reach ‐60 to ‐70 degrees F below zero.  These temperatures are  detrimental to equipment and extremely dangerous to anyone  outside and not properly protected.  They can also be dangerous to  livestock.    Extreme summer temperatures can reach the upper 90’s to low 100  degrees.  These temperatures together with the common high  humidity experienced in this area of Iowa can be dangerous to  humans, pets, and livestock.  Power for cooling can place a strain on  power distribution systems leading to brown outs and blackouts.            14 INSERT MAP OF _________ COUNTY        15 A. Geographic Information    _________ County is located in _________ Iowa.  The county covers an area  of _________ square miles, with a current population of _________.    _________ County is a land of four seasons.  The county receives an average  ___ inches of rain per year.  The average yearly snowfall is ___ inches.  The  number of days with any measureable precipitation is ___.    On average, there are ___ sunny days in _________ County.  The average  high temperature in July is around ___ degrees.  The average low  temperature in January is approximately ___ degrees.    Information from the _________ County Planning and Zoning office breaks  down countywide land use allocation inventory as follows:    Land Use    Incorporated Acreage % Total  Agriculture  Public Facilities  Private Open Space  Commercial  Industrial  Residential  Transportation  TOTAL COUNTY ACRES    ________ is the County Seat.     [Briefly describe the type of jurisdiction your county is: number of towns, population,  etc.]       Transportation  [Below is ONE example of a description of roads in a county. Describe the roads,  especially the major ones, in your county.     1.  Roads  __________ County serves as a regional hub for transportation with an    airport, three railroad lines, and Interstate 35, which runs north/south  through the county connecting to the capital city of Des Moines XXX  miles to the south, and with Minneapolis/St. Paul in Minnesota XXX miles  16 to the north.  In November 1999, the Iowa Department of Transportation  (IDOT) opened the “Avenue of the Saints,” a relocation of Highway 18  which connects Interstate 35 just south of 123 Town with Interstate 80 at  XYZ City.  This new four lane divided route provides a much needed link  to and from the easterly and southeast areas of Iowa.  Citizens,  businesses, and industries of __________ County can easily gain  convenient access to other areas of the state, and to areas outside the  State.  In addition to the U.S. and State Highways in the county, there are  approximately 948 miles or rural secondary roads for all systems of area  services and farm‐to‐market access.    1. Aviation  [Below is ONE example of a description of aviation in a county. Describe  the aviation in your county.]    The ABC City Municipal Airport located between 123 Town and  ABC City  is served by a single air service (Northwest Airlines) owned by Mesaba  airlines.  The service has regular flights between ABC City, Iowa and  Minneapolis, Minnesota with four stops each day in ABC City.  Aircraft are  twin turboprop with capacity of 30 passengers.  The airport also supports  a private carrier providing charter passenger flights and cargo.  The  airport also services a Federal Express flight each day.    2. Mass Transportation  [Below is ONE example of a description of Mass Transit in a county.  Describe the Mass Transit in your county.]    The ABC Regional Transit System provides bus transportation between  the communities of __________, including handicap accessibility.  The  only other mass transit system in __________ County is the ABC City  Public Transit which provides multiple bus routes within ABC City.     3. Railroads  [Below is ONE example of a description of railroads in a county.  Describe the railroads in your county.]    One Class 1, one Regional and two Local Railroads have tracks running  through __________ County.  The Union Pacific Railroad (UP) Company is  a Class 1 rail line running multiple trains daily throughout the year on a  North/South line.  The UP carries various loads including, coal, grain,  chemicals, mixed loads and hazardous wastes.  The Iowa Chicago and  Eastern (IC&E) is a regional railroad with tracks running East/West  through __________.  The IC&E provides continuous traffic 365 days a  year carrying loads consisting of coal, farm products, food products,  17 transportation of equipment, and hazardous materials.  The county also  includes two regional railroads.  The Iowa Northern which runs from XYZ  Town to ABC City, Iowa carries grain, coal, chemicals, machinery, and  food products.  The Iowa Traction Railroad has 13 miles of tracks running  between ABC City and 123 Town.  The Iowa Traction carries petroleum  products, food products and scrap materials.    B. Demographics    Populations of Cities of _________ County, 2000 Census     _________ County    ______   ______ City     ______   ______ City     ______    ______ City     ______   ______ City     ______   ______ City     ______   ______ City     ______   ______ City     ______   ______ City     ______   ______ City     ______   ______ City     ______   Unincorporated Population   ______    Population by Age of _________ County, 2000     Subject    Number  Percentage   Under 5 years    _______  ___%   5 to 9 years    _______  ___%   10 to 14 years    _______  ___%   15 to 19 years    _______  ___%   20 to 24 years    _______  ___%   25 to 34 years    _______  ___%   35 to 44 years    _______  ___%   45 to 54 years    _______  ___%   55 to 59 years    _______  ___%   60 to 64 years    _______  ___%   65 to 74 years    _______  ___%   75 to 84 years    _______  ___%   85 years and older   _______  ___%    1. Special Facilities/Populations  Special facilities/populations are those that would be, in effect, more  vulnerable to the effects of given hazards than the general inventory of  18 facilities or the general population. This could include portable or mobile  buildings which are unable to withstand the effects of a natural disaster such  as straight line winds or tornado winds, or a population that is not able to  protect itself without assistance, such as a hospital or nursing home.    The county anticipates the needs of persons requiring special attention  during disaster situations will become more prevalent each year.  In fiscal  year 2010, the state will be developing special needs registration system.     The number of group home facilities and other special facilities in  __________ County is as follows:    Type     Number of Facilities  Nursing Homes    ___  Assisted Living     ___  Disabled Person Services   ___  Hospitals     ___  Addiction Treatment Center   ___  Ambulatory Surgical Center   ___  Retirement Homes    ___  Senior Centers     ___  Schools:   Headstart    ___   Pre‐School    ___   Elementary    ___   Middle School    ___   High School    ___   Colleges    ___  Mobile Home Parks    ___     2. Non‐English Speaking Population  According to the United States Census Bureau in 2000, the vast majority  of the residents of __________ County spoke English as a first language.   The next most often spoken language was Spanish, yet it was only ____%  of the population.  The complete breakdown is included in the chart  below.     Languages Spoken at Home (__________, IA) 2000 Census    Subject     Number Percent  Population 5 years and over   ______  _____%  English Only     ______  _____%  Spanish     ______  _____%  Speak English less than very well  ______  _____%  19 Other Indo‐European    ______  _____%  Speak English less than very well  ______  _____%  Asian Language    ______  _____%  Speak English less than very well  ______  _____%  Other      ______  _____%    3. Homeless Population  Homelessness is a concern in the United States.  According to 2000 statistics,  there were ____ homeless individuals in _________ County.    4. Transient Population  [Below is a description of a county’s transient population based on  scheduled events and recent history. Please specify for your county what  the expected transient population is and what is planned for.]  __________ County is the retail hub for ______ Iowa, attracting large  numbers of people each day. Various industries have business  representatives visiting the county for a single day to a week at a time. A  major contributor to the temporary population influx is tourism. 123 Town  with its many tourism activities attracts thousands of tourists and summer  residents each year. 123 Town is also host to several events each year that  attract large numbers of visitors, including a week long fourth of July  celebration and a winter dance party weekend that attracts people from all  across the country and the world. ABC City also hosts various events each  year, including a national fireworks convention, presidential visits, and the  North Iowa Band Festival.    __________ County Lodging Inventory  Number of Establishments Number of Rooms  _____    _______    D. Economic Profile  __________ County’s largest industry in regards to workers is the retail industry. This is  due to __________________________ making it ______________.  The second largest  industry is ____________.  __________ County’s total labor force was ________ as of  20___.  From this, _____ (#) are now unemployed.    2006 Employment and Unemployment Statistics  Year 2006 Yearly Average  Labor Force   Employment   Unemployment   Unemployment Rate  %  20   As of ____ (include a date here) Employment Statistics   No. of  Establishments  No. of  Employees  Annual Payroll  ($1,000)  Manufacturing     Wholesale Trade     Retail Trade     Real Estate, Rental & Leasing     Professional, Scientific &  Technical Services      Administrative     Educational Services     Health Care and Social Assistance     Arts, Entertainment & Recreation     Accommodation & Food Services       According to the 2000 U.S. Census Bureau, there were a total of _______ housing units  in __________ County.    Cost of Housing Units in __________ County, 2000 Census  Less than $20,000 _____% _____  $20,000 to $39,999 _____% _____  $40,000 to $59,999 _____% _____  $60,000 to $79,999 _____% _____  $80,000 to $99,999 _____% _____  $100,000 to $149,999 _____% _____  $150,000 to $199,999 _____% _____  $200,000 to $299,999 _____% _____  $300,000 to $399,999 _____% _____  $400,000 to $499,999 _____% _____  $500,000 to $749,999 _____% _____      21 III. Concept of Operations     A.  General  1. The emergency management program addresses the four integral  components of emergency management; preparedness, response,  recovery and mitigation.  The Comprehensive Emergency Management  Program addresses these components in detail.  Figure 1 summarizes the  emergency management system.               The Emergency Management System  Figure 1  Risk Reduction Preparedness Response Prevention Recovery Mitigation DISASTER 22    4. The basic concept for emergency operations in Dubuque County calls for  a coordinated effort and graduated response by personnel and  equipment from municipal, county, and other agencies/organizations in  preparation for, and in response to, emergencies and/or disasters.  The  municipal governments will bear the initial responsibility for disaster  response and recovery operations within their jurisdiction.  When a  municipality’s resources are inadequate or have been depleted,  assistance will be requested from the county.  If the requested assistance  is beyond the county’s capability, a representative will request state and  federal assistance from the State Emergency Operations Center (SEOC).   To ensure an adequate and timely response by emergency personnel and  the maximum protection and relief to citizens of Dubuque County prior  to, during and after a disaster, the concept also provides for:    a. Preparation for, and mitigation of, natural and technological  disaster.  b. Early warning and alert of citizens and officials.  c. Reporting of all natural disasters between levels of government.  d. Establishment of the Emergency Operations Center (EOC) and the  organization for command and control of emergency response  personnel.  e. Movement of citizens from disaster danger areas to shelters or  safe areas.  f. Shelter and care of evacuees.  g. Damage assessment reports and procedures.  h. Return of evacuees when authorized by the appropriate  authorities after the disaster danger has past.  i. Recovery operations.    5. Dubuque County, Dubuque Community School District, Western  Dubuque County Community School District and all municipalities are  signatories to the Iowa Mutual Aid Concept (IMAC).  If resources within  the county are insufficient for disaster response and recovery operations,  mutual aid will be requested from the SEOC, or other local jurisdictions in  the State.    6. During disaster operations, numerous private sector and private  nonprofit organizations provide resources upon request of the  emergency management coordinator and the EOC staff.  Included among  these are the American Red Cross, Mercy Health Center, the Finley  Hospital, various church‐related groups, United Way, and Chamber of  Commerce, etc.    23     B. Authority  In the event of a natural disaster or any significant emergency affecting  Dubuque County, the EOC will be activated by the Dubuque County  Emergency Management Coordinator.  A request to open the EOC may come  from the Chairperson of the Board of Supervisors, the Dubuque County  Sheriff, the Dubuque City Manager, the Dubuque Fire Chief or any mayor of a  community in Dubuque County.  Upon EOC activation, the emergency  management coordinator reports directly to the county EOC and is  designated the EOC Director (EOC‐D).  Dubuque County utilizes a Unified  Command System in the EOC and includes local elected officials, city staff  and county staff.  EOC staff members are assigned to one of the following  areas:  Policy, Operations, Public Information or Coordination.  The Policy  Group is the decision making body for the EOC.  The Policy Group, as a  minimum, will consist of the Chairman of the Board of Supervisors or their  representative, the City of Dubuque Mayor, Dubuque City Manager or his  representative, The Dubuque Fire Chief, Dubuque Police Chief and Dubuque  County Sheriff.  Others may be added at the discretion of the Policy Group  and depending on the type of disaster.    C.          EOC Activation  The county must be able to respond quickly and effectively to developing  events.  When an event or potential event is first detected, the emergency  management agency may initiate Level I activation (monitoring).    When a major or catastrophic emergency has occurred, the County Board of  Supervisors and/or the Mayor of any Dubuque County Community may issue  a declaration of a local state of emergency.  Such an action will activate  immediately all portions of this Plan.  In the absence of a local state of  emergency, the emergency management coordinator may activate portions  of this plan in accordance with the appropriate levels of mobilization to  facilitate response readiness or monitoring activities.    After initial activation is accomplished, the EMA Coordinator will call  together the executive policy group.  While emergency response actions  necessary to protect public health and safety are being implemented, the  executive policy group will convene to provide guidance and direction to the  EOC staff to facilitate the rapid deployment or resources, fully activate the  county’s EOC, and implement this plan.    The executive policy group may direct county evacuations, open shelters,  and request state assistance through the Emergency Management  Coordinator.  They may also activate mutual aid agreements with  24 neighboring counties, and may broker mutual aid agreements between  municipalities within the county.    1. EOC Activation Levels    To facilitate the use of the EOC for disasters resulting from a variety of  hazards, graded levels of response to varying levels of events have been  identified.  An event may escalate through the different activation levels  sequentially.     Level I:  Monitoring  Notification shall be made to the appropriate local agencies,  municipalities and the Emergency Support Functions (ESFs) who  would need to take action as part of their everyday responsibilities.      Level II:  Activation of Select ESFs and EOC Staff  Incidents such as storms, down airplane, major accident with multiple  injuries, etc.  Limited response required.      This will be a “LIMITED AGENCY ACTIVATION.”  This Level will be  determined by the chief elected official of the affected  jurisdiction, the sheriff or police chief, local fire chief or the  emergency management coordinator.  The emergency  management coordinator will be notified to activate the EOC.  All  primary or lead ESFs will be notified, but may not be required to  staff their ESF station.  The EOC will be staffed by representatives  of the sheriff’s department, emergency management, emergency  medical services, fire/rescue, and communications.      Level III:  Full Activation   Catastrophic natural, technological or human‐caused disasters that  require all call response.    This will be a “FULL ACTIVATION” of the Dubuque County  Emergency Operations Center and all ESFs.  This activation will be  determined by the County Board of Supervisors, Community  Mayors, Dubuque City Manager, the sheriff, or the emergency  management coordinator.    C. Location(s) of the Emergency Operations Center  When activated for a declared State of Emergency, the EOC serves as the  county’s central coordination, command and control point for emergency  related operations and activities, and requests for deployment of resources.   25 In the event the primary EOC is threatened, the secondary or alternate EOC  will be activated.     Primary EOC:  Dubuque County Emergency Management Agency     Dubuque County Firefighters Association     Regional Emergency Responder Training Center     14928 Public Safety Way     Dubuque, IA  52002‐8216     Secondary EOC Dubuque Fire Headquarters     11 West 9th Street     Dubuque, IA  52001‐4839     Alternate EOC  Historic Federal Building     350 West 6th Street     Dubuque, IA  52001     EOC Operational Focus  Emergency operations span three separate but contiguous phases:   emergency response, relief, and recovery.  For the purpose of this plan,  operations will focus on emergency response and relief efforts and measures  to be taken for a smooth transition into intermediate and long term recovery  from a major or catastrophic emergency.  The scope of these operations and  response actions will include:     Providing emergency notification and warning.   Describing emergency mobilization procedures.   Delineating emergency decision‐making processes.   Describing types and methods of implementation of emergency  protective actions.   Conducting rapid assessment of emergency impacts and immediate  emergency resource needs.   Providing security to the hardest hit areas.   Coordinating information and instructions to the public.   Conducting emergency relief operations to victims.   Conducting preliminary damage assessments to determine the need for  State and/or Federal Assistance.   Summarizing procedures for requesting Federal disaster assistance.   Relaxation of protective actions and coordination of re‐entry into  evacuated areas.   Restoration of essential public facilities and services.   Preparing for Federal disaster assistance (public and private).   Coordination of resources and materials.  26  Coordination of volunteer organizations.   Dissemination of information and instructions to the public.   Restoration of public infrastructure damaged by the emergency or  disaster.    D. EOC Notification  Once the decision has been made to activate the EOC, notification of the EOC  staff will be initiated by the emergency management coordinator or other  emergency management personnel via the CodeRed Emergency Notification  System.  Primary notification will be through multiple systems including but  not limited to Code Red, telephones, cell phones, paging systems, computer  networks, and radio systems.  Each EOC staff member shall be notified that  the “EOC has been activated” and that they should immediately report to the  EOC when it is safe to do so.  They will also be given a number to contact to  verify receipt of this notification.    Emergency management will maintain a current list of all EOC staff positions.   EOC staff personnel will immediately report any change in their contact  information to the emergency management staff.  EOC staffing shortfalls and  subsequently identified EOC staffing requirements will be filled by personnel  from each of the county departments and personnel from the City of  Dubuque.  Every department will develop and maintain a contact list of  personnel that would be available to fill needed positions within the EOC.   Each department will maintain these lists current and will maintain their  positions three deep which will allow for 24 hour coverage during events.    E. EOC Roles and Responsibilities  Staffing and responsibilities are as listed below. (See Figure 2)                                  27 [Below is one hierarchy for a county and its EOC activation. If this is accurate to your  county feel free to use. If yours is different, please update accordingly.] 28   County Attorney Board of Supervisors County Disaster Preparedness Officer Executive Policy Group PublicInformation Liaison Safety EOC Director Operations Planning Logistics Finance Emergency Response Branch Human Needs Branch Infrastructure Branch Disaster Recovery Branch Plans Branch Situation & Documentation Branch Check-In & Security Branch Message Center Resource/ Supply & Support Branch Communications Branch Volunteers & Donations Branch Time & Personnel Branch Procurement Branch Figure 2 29    1. EOC Director  The county emergency management coordinator will normally serve  as the EOC manager; however, circumstances may dictate the  designation of another individual to serve as the EOC Manager.  The  County Emergency Management Agency will then designate the EOC  Manager.  Once designated the EOC Manager reports directly to the  EOC Staff.  The EOC Manager is responsible for EOC activities  including the development and implementation of strategic decisions   and for approving the ordering and releasing of resources.    The EOC Manager will:     Obtain situation briefing from prior EOC Manager (if applicable).   Assess incident situation.   Conduct initial briefing.   Activate elements of the EOC staff.   Brief the EOC staff.   Ensure planning meetings are conducted.   Approve and authorize implementation of incident action plan.   Determine information needs and inform staff personnel of  needs.   Coordinate staff activity.   Submit requests for additional resources and requests for release  of resources.   Responsible for overseeing the mutual aid process, in  coordination with the Liaison Officer.   Coordinate with Executive Policy Group on event progress.   Recommend that a “state‐of‐emergency” be declared when  indicated.    2. Liaison Officer  The Liaison Officer is the point of contact for assisting and  cooperating agency and municipal representatives.  This includes  agency representatives from other fire agencies, support agencies,  law enforcement, public works, state and federal agencies not yet  represented in the EOC, and any teams responding from the State for  assistance.  The county will respond to local requests for assistance  through the EOC Liaison Officer.    The Liaison Officer will:     Obtain briefing from EOC‐D.  30  Shall be the point of contact for assisting/cooperating agencies,  including those municipal representatives located within the EOC.   Identify agency representatives from each agency including  communications link and location.   Respond to requests from event personnel for inter‐ organizational contacts.   Monitor EOC operations to identify current or potential  interagency/organizational problems.   Coordinate with state assigned liaison officer.   Maintain Unit Log.    3. Public Information Officer (PIO)  The Public Information Officer is responsible for the formulation and  release of information about the event to the news media, other  appropriate agencies, and organizations, and the public.    The Public Information Officer will:     Obtain briefing from EOC‐D.   Contact the jurisdictional agency (if event is not within the  unincorporated areas of __________ County to offer information  coordination.   Arrange for necessary workspace, materials, telephones, and  assistance.   Prepare for initial information summary as soon as possible after  arrival.   Observe constraints on the release of information imposed by  CDPO.   Obtain approval for release from CDPO.   Release news‐to‐news media, post information in designated  media information area and in operational area of the EOC.   Attend meetings to update information releases.   Arrange for meetings between media and event personnel.   Respond to special request s for information.   Provide copies of all news releases to State EOC (SEOC)   As required establish a Joint Information Center (JIC).    4. Safety Officer  The Safety Officer is responsible for monitoring and assessing  hazardous or unsafe situations and developing measures for assuring  EOC personnel safety.  Although the safety officer may exercise  emergency authority to stop or prevent unsafe acts when immediate  action is required, the officer will generally correct unsafe acts or  31 conditions through the regular line of authority.  The officer maintains  awareness of active and developing situations, approves the Medical  Plan, and includes safety messages in each Incident Action Plan.    The Safety Officer will:     Obtain briefing from the EOC‐D.   Identify potentially unsafe situations and pre‐plan possible  solutions.   Participate in planning meetings.   Review Incident Action Plans.   Exercise emergency authority to stop and prevent unsafe acts.   Investigate accidents that have occurred within the EOC or in  conjunction with EOC operation.   Review and approve Medical Plan.   Maintain Unit Log.    5. Section Chiefs  An individual may be designated as the Section Chief for a number of  reasons.  The individual may have a statutory responsibility to  perform that function, or the individual has developed the necessary  expertise to lead that section.  Whatever the reason an individual is  designated as a Section Chief, they have the necessary contacts and  expertise to coordinate the activities support that function.  Upon  activation of the EOC, the lead agencies for Planning, Operations,  Logistics and Finance functions will designate a Section Chief.  It is up  to the Section Chiefs discretion as to how many support agencies they  will to be present with them in the EOC.  However, due to the limited  space available in the EOC, the attendance of support agencies will be  closely coordinated with the emergency management coordinator.    The Section Chief will be responsible for obtaining all information  relating to their functional activities and requirements caused by the  emergency and disaster response.  This information gathering may  frequently require the Section Chief to step outside their traditional  information gathering protocols.  Information gathering and resource  request will be coordinated through the Planning Section Chief in the  EOC.    Within the EOC, requests for assistance will be tasked to the  appropriate Functional Section Chief for completion.  The Section  Chief will be responsible for coordinating the delivery of that  assistance.  32   The Section Chief will be responsible for identifying the particular  resource or resources that will best accomplish the mission and  coordinate the delivery of that resource to the local government.    a. Planning Section  The Planning Section is responsible for the collection, evaluation,  dissemination and use of information about the development of  the event and the status of resources.  Information is needed to 1)  understand the current situation; 2) predict probable course of  incident events; 3) prepare alternative strategies and control  operations for the incident.  The EOC‐D in conjunction  with  the Planning Section Chief, will issue mission statements to the  Operations, Logistics and Finance Section Chiefs, for each  identified resource shortfall.  The Planning Section is comprised of  four branches as follows:     Plans Branch   Situation and Documentation Branch   Check‐in and Security Branch   Message Center    The Planning Section Chief will:     Obtain briefing from EOC‐D.   Activate Planning Section branches.   Establish information requirements and reporting schedules  for all EOC organizational elements for use in preparing the  Incident Action Plan.   Establish a weather data collection system.   Supervise preparation of Incident Action Plan.   Assemble information on alternative strategies.   Identify need for specialized resources.   Perform operational planning for Planning Section.   Provide periodic predictions on event potential.   Compile and display event status summary information.   Advise general staff of any significant changes in incident  status.   Supervise Planning Section branches.   Prepare and distribute EOC‐D orders.   Instruct Planning Section branches in distribution of messages.   Ensure that normal agency information collection and  reporting requirements are met.  33  Prepared recommendations for release of resources for  submission to the CEO.   Coordinate taking and processing of calls for service or  assistance as follows:    Calls will be taken by the Call‐Takers and prioritized according to  the following guidelines:     Priority 1 ‐ Lives endangered – Immediate response required.   Priority 2 – Timely operational response required.   Priority 3 – Routine logistical/administrative.     Priority numbers will be annotated in the appropriate spaces  on the Message Forms and routed to the proper section(s) for  handling.  Request will be logged on the Incident Action  Board.     a.1 Plans Branch  The Plans Branch is responsible for 1) coordinating and  publishing the Incident Action Plan, 2) assembling  information on alternate strategies and 3) providing  periodic predictions on event potential.    The Plans Branch Leader will:     Obtain briefing and special instructions from the  Planning Section Chief.   Prepare predictions at periodic intervals or upon  request of the Planning Section Chief.   Publish the Incident Action Plan.   Maintain Unit Log.     a.2 Situation and Documentation Branch    The Situation and Documentation Branch is responsible for  the collection and organization of incident status and  situation information.  They are also responsible for the  evaluation, analysis, and display of information obtained  for use by EOC personnel and upon review by the PIO in  coordination with the EOC‐D, may provide information for  release to the media.    The Situation and Documentation Branch Leader will:  34    Obtain briefing and special instruction from Planning  Section Chief.   Prepare and maintain EOC information displays.   Collect incident data at earliest possible opportunity  and continue for duration of incident.   Post data on work displays and EOC displays at  scheduled intervals.   Participate in incident planning meetings as required  by the County Disaster Preparedness Officer.   Prepare the Incident Status Summary form.   Provide photographic services and maps.   Provide resource and situation status information in  response to specific requests.   Maintain Situation Branch records.   Receive order to demobilize situation unit.   Dismantle Situation Unit displays and place in storage.   Maintain a list of expendable supplies that will need to  be replenished.   Maintain Unit Log.     a.3 Check‐In/Security Branch    The Check‐In/Security Branch ensures that only authorized  personnel are given access to the EOC; entrance and exit  to the EOC will be strictly controlled.  All personnel  granted access to the EOC must be badged.  Persons will  enter EOC through Check‐In and/will check out upon  leaving or being relieved.        The Check‐In/Security Branch will:     Obtain briefing from the Planning Section Chief.   Obtain work materials, including Check‐in lists and  participant badges.   Issue EOC badges.   Post sign so that arriving participants can easily find  Check‐in.   Post sign so that media can easily find Media Center.   Record Check‐in information on Check‐in lists.   Transmit Check‐in information to Planning Section  Chief on regular prearranged schedule.  35  Ensure that only authorized personnel gain access to  the EOC.     a.4 Message Center    The Message Center is responsible for documenting  events, initiating messages, determining priority of  messages and routing to proper section(s) for handling.        The Message Center Leader will:     Complete phone extension assignments sheet and give  a copy to each person in the EOC.   Answer calls coming into the EOC and complete  Message Form as Needed or forward call to  appropriate section.   Date and time stamp all incoming and outgoing  messages.   Assign priority to messages and route to proper  section(s) for action.   Assign message numbers to messages and log on  Message Log.   Document events on event board and update as  appropriate.   File all EOC/event messages when returned in time‐ received order.   Update relief personnel as to Message Center status.   Demobilize when advised.    b. Operations Section     The Operations Section is responsible for the management of  all operations directly applicable to the primary mission.  The  Operations Chief advocates and supervises response  organization elements in accordance with the Incident Action  Plan and directs its execution.  The Operations Chief also  directs the preparation of unit operational plans, requests or  releases of resources, makes expedient changes to the  Incident Action Plan as necessary, and reports such to the  County Disaster Preparedness Officer.  The Operations Section  is composed of three branches as follows:     Emergency Response Branch  36  Human Needs Branch   Infrastructure Branch    The Operations Section Chief will:     Obtain briefing from EOC‐D.   Develop operations portion of the Incident Action Plan.   Brief and assign operations personnel in accordance with  Incident Action Plan.   Supervise operations.   Determine need and request additional resources.   Review suggested list of resources to be released and initiate  recommendation for release or resources.   Report information about special activities, events, and  occurrences to the County Disaster Preparedness Officer.    Operations Branches    The Branch Leaders report to the Operations Section Chief when  activated.  Each leader is responsible for the implementation of  the assigned portion of the Incident Action Plan, assignment of  resources within the branch, and reporting on progress of the  operation and status of resources within the branch.    Operations Branch Leader will:     Obtain briefing from Operations Section Chief.   Implement Incident Action Plan for represented branch.   Review division assignments and incident activities with  subordinates and assign tasks.   Ensure that incident communications and/or resources branch  is advised of all changes in status of resources assigned to  each branch.   Coordinate activities with adjacent branches.   Determine need for assistance on assigned tasks.   Submit situation and resource status information to  Operations Section Chief.   Resolve logistics problems within branches.   Participate in development of plans for the next operational  period.   Maintain Unit Log.    Emergency Response Branch  37   The Emergency Response Branch is responsible for responding to  immediate calls for assistance; coordinating and supervising  evacuations and conducting search and rescue operations in all  emergency situations; providing command, control and  coordination of all State and local law enforcement personnel and  equipment used to support law enforcement responsibilities; and  coordinating the use of military assets supporting the emergency.    Human Needs Branch    The Human Needs Branch is responsible for the opening and  staffing of shelters, including the provision of nursing staff,  security, and radio communications.  The Human Needs Branch is  also responsible for the provision of food and water for shelter  occupants, and when large mass care is initiated, and the  coordination necessary to meet those needs.    Infrastructure Branch    The Infrastructure Branch is responsible for emergency debris  clearance, temporary construction of emergency access routes,  emergency restoration of critical facilities including potable water,  water supply systems, and water for firefighting; emergency  demolition or stabilization of structures deemed hazardous to  public health; restoration of public facilities, and coordinate the  provisions of emergency  power and fuel to support response  operations as well as provide power and fuel to normalize  community function; and coordinate transportation of equipment  and personnel.    Disaster Recovery Branch    The Disaster Recovery Branch is responsible for preliminary  damage assessment, technical assistance and damage assessment  including structural inspections; work with business and industry  to maintain economic stability of communities and the county;  work with the state and federal organizations to obtain recovery  assistance to the county; and draft the After Action Report upon  closing of the disaster.    c. Logistics Section    38 The Logistics Section is responsible for providing facilities,  services, and material in support of the event.  The Section Chief  participates in the development and implementation of the  Incident Action Plan, coordinates the activation of the EOC and  supervises the branches within the Logistics Section.  The Logistics  Section is comprised of three branches as follows:     Resource/Support and Supply Branch   Communications Branch   Volunteers and Donations Branch    The Logistics Section Chief will:     Obtain briefing from EOC‐D.   Plan organization of Logistics Section.   Assign work locations and preliminary work tasks to section  personnel.   Assemble and brief agency representatives.   Participate in preparation of the Incident Action Plan.   Identify service and support requirements for planned and  expected operations.   Provide input to and review communication plan and safety  plan.   Coordinate and process request for additional resources.   Review Incident Action Plan and estimate section needs for  next operational period.   Ensure Incident Communications Plan is prepared.   Advise on current service and support requirements.   Prepare service and support elements of the Incident Action  Plan.   Receive Demobilization Plan for Planning Section.   Recommend release of unit resources and agencies in  conformity with Demobilization Plan.    Resource/Supply and Support Branch    The Resource Branch is responsible for 1) transportation of public  to shelters and, when necessary, personnel, supplies, food, and  equipment, 2) the preparation and processing of resource status  change information, 3) the preparation and maintenance of  displays, charts, and lists that reflect the  current status and  location of resources, transportation, and support vehicles, 4)  maintaining a master Check‐in list of resources assigned to an  39 incident, 5) support of out‐of‐service resources, 6) coordination of  fueling, service, maintenance, and repair of transportation  vehicles, 7) implementing the traffic plan for the incident, 8)  placing all orders for supplies and equipment for the  incident/event, and 9) receiving and distributing of all supplies  and equipment.    The Resource/Supply and Support Branch Leader will:     Report to and obtain briefing and special instructions from  Logistic Section Chief.   Using the Incident Briefing, prepare and maintain the EOC  display including the organizational chart and resource  allocation.   Assign duties to Resource Branch personnel, if applicable.   Participate in meetings as required by the Logistics Section  Chief.   Gather, post, and maintain incident resource status.   Gather, post, and maintain resource status of transportation,  support vehicles and personnel.   Maintain master roster of all resources checked in through the  EOC.   Provide resource summary information to Situation and  Documentation Branch as requested.   Dismantle and store Resource Branch displays.   List expendable supplies that need replenishing.   Implement traffic plan.   Support out‐of‐service resources.   Arrange for and activating fueling, maintenance, and repair of  ground resources.   Maintain inventory of support and transportation vehicles.   Provide transportation services.   Collect use information on rented equipment.   Requisition maintenance and repair supplies such as fuel and  spare parts.   Obtain necessary agency order forms.   Establish ordering procedures.   Establish name and telephone numbers of agency personnel  receiving orders.   Set up filing system for ordering, receiving and distribution of  supplies and equipment.   Place orders in a timely manner.   Consolidate orders when possible.  40  Identify times and locations for delivery of supplies and  equipment.   Maintain inventory of supplies and equipment.   Establish procedures for receiving supplies and equipment.   Maintain Unit Log.    Communication Branch    The Communication Branch, under the direction of the Logistics  Section Chief, is responsible for supervision of Incident  Communications, distribution of communications equipment to  EOC personnel, the maintenance and repair communications  equipment and coordination with amateur radio personnel.  The  person assigned as Communications Unit Leader will coordinate  with the Operations Section Chief to ensure that all  communication needs are being met.    The primary agency for the Communications Branch is the  __________ County communications center.  The support  agencies for communications include:     __________ Dispatch   _____________ Amateur Radio   _______________ County Emergency Management    The Communications Branch Leader will:     Obtain briefing from Section Chief.   Advise on communications capabilities and/or limitations.   Prepare and implement the Radio Communications Plan.   Ensure the Incident Communications Center and Message  Center is established.   Ensure communications systems are installed and tested.   Establish appropriate communications distribution location  within the EOC.   Ensure an equipment accountability system is established.   Provide technical information as required on:     Adequacy of communications systems currently in  operation.   Geographic limitation on communications systems.   Equipment capabilities.   Amount and type of equipment available.  41  Anticipated problems in the use of communications  equipment.      Supervise communications activities.    Maintain records on all communications equipment as  appropriate.    Ensure equipment is tested and repaired.    Maintain Unit Log.    Amateur Radio Coordinator    The Amateur Radio Coordinator, under the direction of the  Communications Unit Leader is responsible for coordinating the  installation and testing of amateur radio equipment in the EOC.     The Amateur Radio Coordinator will:     Obtain briefing from the Branch Leader or Section Chief.   Advise on communications capabilities and/or limitations.   Ensure communications systems are installed and tested.   Provide technical information as required on:     Adequacy of communications systems currently in  operation.   Geographic limitation on communications systems.   Equipment capabilities.   Amount and type of equipment available.   Anticipated problems in the use of communications  equipment.      Maintain records on all communications equipment as  appropriate.    Maintain Unit Log.    Volunteers and Donation Branch    The Volunteers and Donation Branch will coordinate the  requirements for volunteers to assist with all phases of the  emergency.  The branch will coordinate for the housing and  delivery of all donated goods for support to the emergency.    d. Finance Section    42 The Finance Section is responsible for all financial and cost analysis  aspects of the incident and for supervising members of the Finance  Section.  The Finance Section is composed of two Branches; they are  respectively, the Time/Personnel Branch and the Procurement/Cost  Branch.    The Finance Section Chief will:     Obtain briefing from the EOC‐D.   Attend planning meeting to gather information.   Identify and order supplies and support needs for Finance Section.   Develop operating plan for finance function on incident.   Prepare work objectives for subordinates, brief staff, make  assignments, and evaluate performance.   Inform Chief Executive Officer and staff when section is fully  operational.   Meet with assisting and cooperating agency representatives as  required.   Provide input in all planning sessions on financial and cost analysis  matters.   Maintain contact with __________ County Auditor’s Office on  finance matters.   Ensure that all personnel time records are transmitted to home  agencies according to policy.   Participate in demobilizing planning.   Ensure that all obligation documents initiated at the incident are  properly prepared and completed.    Time/Personnel Branch    The Time/Personnel Branch is responsible for personnel time  recording.    The Time/Personnel Branch Leader will:     Obtain briefing from the Finance Section Chief.   Determine incident requirements for time recording function.   Establish contact with appropriate agency  personnel/representatives.   Organize and establish time unit.   Initiate, gather, or update a time report from all applicable  personnel assigned to the incident for each operational period.  43  Ensure that all employee identification information is verified to  be correct on the time report.   Establish unit objectives, make assignments, and evaluate  performance.   Ensure that daily personnel time recording documents are  prepared and comply with the time policy.   Submit cost estimate data forms to Cost Unit as required.   Provide for records security.   Ensure that all records are current or complete prior to  demobilization.   Ensure that time reports are signed.   Time reports from assisting agencies should be released to the  respective agency representatives prior to demobilization.   Brief Finance Section Chief on current problems,  recommendations, outstanding issues, and follow‐up  requirements.   Maintain Unit Log.    Procurement/Cost Branch    The Procurement/Cost Branch is responsible for administrating all  financial matters pertaining to vendor contracts and collecting all cost  data, performing cost effectiveness analyses, providing cost  estimates, and cost saving recommendations for the incident.    The Procurement/Cost Branch Leader will:     Obtain briefing from the Finance Section Chief.   Contact appropriate branch leaders on incident needs and any  special procedures.   Coordinate with the ___________ County Auditor Office on cost  reporting procedures.   Obtain and record all cost data.   Prepare resources‐use cost estimate for planning.   Prepare and sign contracts and use agreements as necessary.   Establish contracts with supply vendors as required.   Interpret contract/agreements, and resolve claims or disputes.   Finalize all agreements and contracts.   Make recommendations for cost savings to Finance Section Chief.   Maintain cumulative incident cost records.   Ensure that all cost documents are accurately prepared.   Complete final processing and send documents for payment.   Coordinate cost data in contracts with Finance Section Chief.  44  Complete all records prior to demobilization.    Maintain Unit Log.    F. Emergency Support Function (ESF) Concept  The Federal Response Plan, developed in 1992, describes the basic  mechanisms and structures by which the federal government will mobilize  resources and conduct activities to augment state and local response efforts.   The Plan is designed to address the consequences of any disaster or  emergency situation which there is a need for federal response assistance  under the authorities of the Stafford Act (Public Law 93‐288, as amended).   The Federal Response Plan uses a functional approach to group the type of  federal assistance that is most likely to be needed under 15 ESFs.  Each ESF is  assigned a primary agency and support agencies for one or more ESFs on  their role and capabilities in a disaster.    __________ County has adopted the ESF concept to facilitate coordination  with state and federal agencies.  The __________ County Comprehensive  Emergency Operations Plan contains the following ESFs:    Emergency Support Functions    ESF 1  Transportation  ESF 2  Communications  ESF 3  Public Works and Engineering  ESF 4  Fire Operations  ESF 5  Emergency Management  ESF 6  Mass Care, Emergency Assistance, Housing and Human Services   ESF 7  Logistics Management and Resource Support   ESF 8  Public Health and Medical Services   ESF 9  Search & Rescue   ESF 10  Hazardous Materials  ESF 11  Agriculture  ESF 12  Energy  ESF 13  Public Safety and Security  ESF 14  Long‐Term Community Recovery  ESF 15  Public Information     45 [Provide primary agencies for each of the 15 ESFs. Each county may be a little different,  that is why these are blank so you can provide the correct specific primary agency for  your county.]    G. __________ County Emergency Support Function (ESF) Primary Agencies     ESF‐1 ‐ Transportation  ESF‐1 provides overall coordination of transportation assistance to  city/county departments, other governmental and private agencies, and  voluntary organizations requiring transportation capacity to perform  disaster missions.  A primary priority of this ESF will be the coordination  of evacuation.   Primary Agency – __________      ESF‐2 ‐ Communications  ESF‐2 will assure the provisions of required communications support to  operations and to the community.  Primary Agency – __________ Communications Center     ESF‐3 ‐ Public Works and Engineering  ESF‐3 is responsible for emergency debris clearance, temporary  construction of emergency access routes, emergency restoration of  critical facilities including potable water, water supply systems, and water  for firefighting; emergency demolition or stabilization of structures  deemed hazardous to public health; technical assistance and damage  assessment including structural inspection.  This ESF has two primary  responsibilities; debris clearance and removal, and restoration of public  facilities.   Primary Agency – _________ __________ Engineer’s Office     ESF‐4 ‐ Fire Operations  ESF‐4 will detect and suppress wild‐land, rural and urban fires resulting  from or occurring coincidentally with a disaster.  All fire personnel will  report to this ESF.   Primary Agency – __________ Fire Department     ESF‐5 ‐ Emergency Management  ESF‐5 will be responsible for the command and control of incident  operations and the operation of the EOC.  Primary Agency – __________ County Emergency Management     ESF‐6 ‐ Mass Care, Emergency Assistance, Housing and Human Services   46 ESF‐6 will coordinate efforts to provide sheltering, feeding and  emergency first aid in the event of a potential or actual disaster; operate  a Disaster Welfare Inquiry system regarding status of victims; and  coordinate bulk distribution of emergency relief supplies to disaster  victims.   Primary Agency – American Red Cross     ESF‐7 ‐ Logistics Management and Resource Support   ESF‐7 will provide logistical and resource support during the response  and early recovery phases to include emergency relief supplies, space,  office equipment, office supplies, and telecommunications, contracting  services, transportation services and personnel required to support  response phase activities.  Primary Agency – ________________     ESF‐8) ‐ Public Health and Medical Services   ESF‐8 will provide a coordinated response to medical needs following a  disaster; provide a structure to receive assistance from Disaster Medical  Assistance Teams (DMATs) and Volunteer medical personnel.  Primary Agency – __________ County Public Health     ESF‐9 ‐ Search & Rescue  ESF‐9 activities included developing search patterns and procedures to  locate disaster victims in damaged urban areas; and locating, extricating  and providing for the immediate medical treatment of victims trapped in  collapsed structures.  Primary Agency – ____________________     ESF‐10 ‐ Hazardous Materials  ESP‐10 will respond to an actual or potential discharge and/or release of  hazardous materials.  Primary Agency – ____________ HAZMAT Team     ESF‐11 ‐ Agriculture  ESF‐11 will provide a coordinated response to natural disasters, foreign  animal diseases or crop diseases that have or will impact agricultural  assets, including crop and animal assets with __________ County.  Primary Agency – County Extension Service     ESF‐12 ‐ Energy  ESF‐12 will facilitate restoration of energy systems following a disaster;  coordinate the provisions of emergency power and fuel to support  47 response operations as well as provide power and fuel to normalize  community function.  Primary Agency – __________________     ESF‐13 ‐ Public Safety and Security  ESF‐13 will provide command, control and coordination of all state and  local law enforcement operations.  Primary Agency – __________ County Sheriff’s Office     ESF‐14 ‐ Long‐Term Community Recovery  ESF‐14 will be responsible for developing recovery assistance  management plan, the business recovery program, managing community  assistance programs, and coordinating the contracting of  recovery/reconstruction efforts; coordinating economic stabilization;  establish long‐term recovery goals and developing the after‐action and  lessons learned reports.  Primary Agency – County Administrative Office     ESF‐15 – Public Information  ESF 15 will provide emergency information to the general public, and  provide information to the media in the event of a disaster.  Primary Agency – County Public Information Officer      IV. Training and Exercises  The __________ County Emergency Management Agency is the overall  coordinator within __________ County for emergency management training and  exercises.  County departments/authorities, municipalities and all other public  and private emergency response agencies bear the responsibility of ensuring  their personnel with emergency responsibilities are sufficiently trained.  All  agencies should take the necessary steps to ensure appropriate records are kept  reflecting emergency training received by their personnel.     A. Training Program    1. The Emergency Management Agency will coordinate all disaster  preparedness, response, recovery, and mitigation training provided to  county personnel by the Iowa Homeland Security and Emergency Division  (HSEMD) and FEMA.  The emergency management agency will also provide  schedules of the HSEMD training courses to appropriate county agencies.    2. Training for local emergency response personnel will be under all‐hazards  approach to emergency management.  Training will ensure that current  48 state and federal concepts on emergency preparedness, response, recovery  and mitigation are provided.    3. The emergency management coordinator will be the point of contact for  providing and coordinating training on the most current county, state and  federal disaster policies and procedures.  Representatives from county,  municipalities, state and federal agencies in the local area, as well as  volunteer agencies (e.g. Red Cross, Salvation Army, etc.) will participate and  share information on respective roles and responsibilities during disasters.                                 49 [Figure 3 below is ONE flow chart for planning, training, and exercise activity at the  county level. If this is accurate for your county, please feel free to use. If it is not, please  update accordingly.]           Figure 3    Analysis Assessment Audit Track Assign Actions Review Plans Plans Procedures Policies Exercise Real World Response Conduct Training Conduct Training Conduct Training After Action Report Conduct Training Corrective Action Operate Lessons Learned Evaluate 50  B. Exercise Program    1. The emergency management agency ensures county plans and  procedures are exercised and evaluated on a continuing basis.  Exercise  after‐action reports will be completed and provided to participating  agencies to ensure corrective action is taken.  Subsequent exercises will  ensure previous discrepancies are reevaluated.    2. __________ County’s exercise and training program will endeavor to  involve all public and private agencies with emergency response  functions.  Primarily this includes the members of the EOC staff.   Emergency management officials of adjoining counties may be invited to  participate or observe when appropriate.    3. The emergency management agency will provide disaster exercise  assistance to government and non‐government agencies as requested.   As resources allow, emergency management personnel will participate in  hospital and nursing home disaster drills, as coordinated by the hospital  and nursing home disaster planning committees.    4. Detailed planning will be accomplished on an interagency basis in  preparation for county EOC sponsored exercises.  Representatives of  each participating agency will develop action items for their EOC  participants to resolve during the actual exercise.    D. Exercise and Training Requirements           1. Annually  a. Conduct two EOC tabletop exercises, varying scenarios.  b. Conduct one or more emergency responder exercise involving  mass casualties under various scenarios (e.g. Hazmat,  transportation accident, natural disaster, terrorists act, etc.)   c. Conduct multi‐hazard briefings and training meetings with  department heads, municipal officials and all other government  heads, and private emergency response agencies.  d. Brief elected and key appointed officials on emergency  management activities and overall preparedness.  e. Conduct severe weather and emergency management seminars  as requested.  f. Attend Federal Emergency Management Agency and Iowa  Homeland Security and Emergency Management courses as  subject matter and availability dictate.  g. Attend planning meetings as established by _____________.    51 2. On‐going training  Conduct disaster‐planning meetings with hospitals, nursing  homes/assisted living facilities, shelter agencies, emergency  transportation representatives and home health care agencies.      V. Public Awareness and Education    A. County officials must strive to keep residents informed about disaster  preparedness emergency operations and hazard mitigation.  Public  information in the disaster preparedness/emergency management area is  divided into three phases:  continuing education, pre‐disaster preparation  and post‐disaster recovery and mitigation.     Continuing education is intended to increase awareness of disaster  preparedness information.   Educate on ways to protect life and property.   Inform the public on the availability of further assistance and  information.   Pre‐disaster preparation informs the public of the imminent danger and  provides details about evacuation procedures and sheltering.   During the post‐disaster period, the public is informed about such things  as disaster assistance, health precautions, long‐term sheltering, etc.    B. It is important, especially immediately before and after a disaster, to keep  the public informed on all relevant matters to include government decisions,  recommendations and instructions.  Reliable official information is  imperative to ensure against rumors that can cause panic, fear and  confusion.    C. The County Disaster Preparedness Officer has the overall responsibility for  providing disaster preparedness, response and recovery information to the  public.  The County Public Information Officer (PIO) and the emergency  management coordinator, in coordination with the media agencies will  ensure that public service announcements are prepared to keep the public  informed on disaster preparedness, response and recovery.    D. Upon activation of the __________ County Emergency Operations Center,  the __________ County PIO will direct the public information element of the  EOC.  ESF‐15 will serve as the County’s representative to all media (TV, radio  and newspaper) and as the focal point for all public information.      52 VI. Plan Development and Maintenance    A. Plan Development    The __________ County Comprehensive Emergency Management Plan (CEMP)  will be updated and revised in cooperation with all county departments,  organizations, corporate partners, and municipalities.  The CEMP is a living  document and is constantly reviewed and updated to reflect the changing  situation and hazards that exist within __________ County.    B. Plan Maintenance    As was mentioned above, the CEMP is a living document so maintenance of  this plan is on‐going.    1. Basic Plan Review     The Basic Plan is updated annually by the __________ County Emergency  Management Agency and submitted for review and approval to the Iowa  Homeland Security and Emergency Management Division every two  years.    2.  Emergency Support Function Review  [Please include any specific county schedule of review. Below are the state  requirements and EPCRA requirements.]  The 15 Emergency Support Functions of the CEMP are updated by the  primary agency designees. State of Iowa requirements are for 20% of the  Response portion of the CMEP be submitted annually so that no part of  the plan is more than five years old. EPCRA requirements are for an  annual submission of the Hazardous Materials ESF of the Response Plan  (ESF 10 Hazardous Materials).    3. Incident and Support Annexes  [Below are listed possible Support and Incident Specific Annexes. These are NOT  REQUIRED at this time, and are only listed here as an example of other pieces of a  county plan that may be desired.]    Currently, the CEMP includes the following:    A. Support Annexes   Mitigation (Local Mitigation Strategy)   Debris Management   Private Sector Coordination   Mass Facilities  53  Mass Casualties   Special Needs Populations   Volunteer and Donations Management    B. Incident Annexes   CBRNE Incidents   Pandemic Influenza   Foreign Animal Disease   Severe Weather   Terrorism Law Enforcement and Investigation    The support and incident annexes will be updated annually and  submitted every two years to HSEMD for review and approval.      VII. References and Authorities    A. Federal    1. Public Law 103‐337, which reenacted the Federal Civil Defense Act of  1950 into the Stafford Act    2. The Robert T. Stafford Disaster Relief and Emergency Assistance Act  (PL100‐707 which amended PL 93‐288)    3. Public Law 106‐390, Disaster Mitigation Act of 2000    4. FEMA Public Assistance Guide (FEMA 322)    B. State    1. Iowa Code Chapter 29C    Iowa Mutual Aid Compact (IMAC), Iowa Code Chapter 29C.22    2. Iowa Code Chapter 30    C. County    1.    2.    54   VII. Appendices     Primary and Secondary Agency Matrix   County Government Organization Chart   Glossary of Terms   List of Acronyms  Page 1 Dubuque County Multi-Jurisdictional Multi-Hazard Mitigation Plan 2013 Developed by ECIA, Dubuque, Iowa Homeland Security and Emergency Management Programs Page 26 dollars in damage. The $12.5 million flood control project was begun in 1968, and completed in time to prevent flooding from the 1973 flood which crested at 21.9 feet. The floodwall system includes 5 miles of earthen levees and 1.4 miles of concrete walls that provide 30-foot flood stage protection with a 3-foot freeboard. FEMA certified Dubuque’s floodwall and levee system in 2011 as providing protection from the 100-year flood. Dubuque was the first community in Iowa to join the National Flood Insurance Program (NFIP) on April 2, 1971. The City has regulated floodplain development since 1990. Dubuque has been very conscientious in following the NFIP requirements. The city has never approved a variance from the NFIP requirements. The City has not allowed a single new residential structure to be built in any flood hazard area. The only new structures built in flood hazard areas have been commercial structures elevated and/or flood proofed in compliance with the NFIP requirements. The City of Dubuque adopted revised floodplain development regulations in 2011 based on the latest digital flood insurance rate maps (DFIRMs) and flood insurance study (FIS) prepared for the community by FEMA. The history of localized street flooding and basement flooding experienced in the North End of Dubuque (dating from the late 1800s) is the focus of drainage basin improvements like the Bee Branch Creek Restoration Project. This multi-year project replaces an underground storm sewer with an open waterway and other public amenities, reducing the risk of flood damage to 1,150 properties and improving water quality in some of Dubuque’s oldest neighborhoods. The City also has installed upstream storm water management facilities to alleviate problems with the storm water system such as the Carter Road dam and 32nd Street detention areas that address existing storm water issues. The City of Dubuque participated with all other cities and school districts within Dubuque County as a member of the Iowa Mutual Aid Compact (IMAC). IMAC is established in Iowa Code Section 29C.22. See Appendix I for ongoing mitigation activities. Durango Description of community The population as of the 2010 census was 22. The City of Durango is located in the northwestern part of Dubuque County on Highways 52 and 3. It is approximately 6 miles north of Dubuque. Land Use and Development Trends The City of Durango does not have a Comprehensive Land Use Plan and there have been no subdivisions or land annexations. The City’s current land uses are residential, commercial, and agricultural. Technical and Fiscal Resources The City of Durango has two part-time employees. The Fire Department is served by volunteers and the ambulance is overseen by the Sherrill Fire Association. The City has the ability to issue P a g e 1 2 6 Mi t i g a t i o n A c t i o n Go a l Re f e r e n c e d Es t i m a t e d Co s t / Fu n d i n g So u r c e Ra n k i n g Co m p l e t i o n Da t e Jurisdictions Participating in the Action/ Responsible Position, Office, Department or Agency Ma i n t a i n a n e v a c u a t i o n p l a n a s r e f e r e n c e d i n t h e CE M P . 4 Op e n / L o c a l 1 On g o i n g Dubuque/Police Re s t o r e t h e B e e B r a n c h C r e e k w i t h o p e n ch a n n e l f r o m t h e 2 4 th St . n e i g h b o r h o o d t o E . 1 6 th St . r e t e n t i o n b a s i n , i n c l u d i n g t h e a c q u i s i t i o n o f ap p r o x i m a t e l y 7 0 h o m e s a n d b u s i n e s s e s . 2 $4 2 m i l l i o n / Fe d e r a l / S t a t e/ L o c a l 1 On g o i n g Dubuque/ Engineering Co n t i n u e o n g o i n g m a i n t e n a nc e a n d m o n i t o r i n g o f th e C i t y o f D u b u q u e ’ s f l o o d w a l l s y s t e m a s ma n d a t e d b y f e d e r a l l a w . 4 $5 0 , 0 0 0 / An n u a l l y / Lo c a l 1 On g o i n g Dubuque/ Public Works Ma i n t a i n a w a r e n e s s o f r e p e t i t i v e l o s s p r o p e r t i e s to i d e n t i f y p o t e n t i a l a r e a s o f r i s k t o l i f e a n d s a f e t y of r e s i d e n t s a n d c o n s i d e r p u r s u i n g g r a n t f u n d s fo r t h e a c q u i s i t i o n a n d d e m o l i t i o n o f t h e s e pr o p e r t i e s . 3 $2 5 0 / Lo c a l 3 On g o i n g Dubuque/ Planning Ma k e r e q u i r e d i m p r o v e m e n t s b a s e d o n t h e ou t c o m e o f t h e L e v e e F l o o d C e r t i f i c a t i o n . 2 Un k n o w n / Fe d e r a l / S t a t e/ L o c a l 2 On g o i n g Dubuque/Planning/ Public Works/ Engineering Co n d u c t a L e v e e B r e e c h S t u d y t o d e t e r m i n e sc e n a r i o s i n t h e e v e n t o f l e v e e f a i l u r e . 2 $3 0 , 0 0 0 / Lo c a l 3 On g o i n g Dubuque/ Engineering De v e l o p e v a c u a t i o n p l a n b a s e d o n L e v e e B r e e c h St u d y . 4 Un k n o w n / Lo c a l 3 Sh o r t T e r m Dubuque/ Engineering Ma i n t a i n a n d r e p a i r s t o r m m a n a g e m e n t f a c i l i t i e s . 2 $3 5 0 , 0 0 0 / An n u a l l y / Fe d e r a l / S t a t e/ L o c a l 2 On g o i n g Dubuque/ Engineering/Public Works Up d a t e a n d m a i n t a i n E x t r e m e H e a t P l a n . 1 $1 , 0 0 0 / 3 On g o i n g Dubuque/Health